Máy chấm công được sử dụng để tự động hóa một cách nhất quán và chính xác các chức năng thời gian và điểm danh cho các tổ chức. Bằng cách áp dụng và thực thi các quy tắc trả lương và làm việc, các tổ chức có thể đạt được những bước tiến đáng kể trong việc giảm sai sót, lạm phát tiền lương và làm thêm giờ không cần thiết.

Theo dõi thẻ thời gian là một thực hành thâm dụng lao động đến nỗi có một công cụ để đơn giản hóa công việc này cực kỳ cần thiết. Từ nhập cảnh đến phê duyệt, tầm quan trọng của chấm công tại nơi làm việc không thể được nói quá. Các tổ chức sẽ thấy sự cải thiện về thời gian hành chính trước đây dành riêng cho các yêu cầu của nhân viên.

Nhà tuyển dụng muốn đạt được gì từ hệ thống chấm công

Nếu được hỏi tại sao chấm công lại quan trọng như vậy, phần lớn các nhà tuyển dụng sẽ trả lời liên quan trực tiếp đến ảnh hưởng của việc không có một hệ thống tốt sẽ có trên toàn bộ doanh nghiệp. Nhân viên là một trong những tài sản quý giá nhất trong bất kỳ tổ chức và hoạt động quản lý nào xung quanh thực tế đó ảnh hưởng trực tiếp đến thành công kinh doanh.

Về cơ bản, các nhà tuyển dụng tìm cách cải thiện bốn điều khi họ xem xét đầu tư vào hệ thống chấm công: chi phí lao động, năng suất, giám sát và rủi ro tuân thủ.

Kiểm soát chi phí lao động. Người sử dụng lao động muốn giảm một phần đáng kể chi phí hoạt động bằng cách kiểm soát số tiền chi cho lao động. Động lực chính này để tìm kiếm các công cụ công nghệ cho thấy tầm quan trọng của chấm công tại nơi làm việc. Không quan trọng trong ngành, các nhà tuyển dụng muốn trở nên hiệu quả hơn bằng cách thay thế các hệ thống xử lý thời gian dựa trên giấy thủ công. Cách theo dõi thời gian cũ này đầy lỗi khi tính toán, ghi ại và theo dõi thời gian và sự tham dự của nhân viên. Một cách tiếp cận tự động, ít lao động được ưa thích.

Tăng năng suất. Tự động hóa và tiêu chuẩn hóa thời gian và quy trình tham dự sẽ mang lại sự cần thiết phải có nhân viên hành chính tận tâm cho quy trình. Ngoài ra, hy vọng là các nhà tuyển dụng sẽ thấy sự gia tăng năng suất từ ​​các nhà quản lý và giám sát. Một hệ thống chấm công sẽ giúp họ theo dõi thời gian làm việc ngoài giờ tích lũy, giờ làm thêm và lịch trình.

Cải thiện giám sát. Các nhà tuyển dụng lớn nói riêng, mong muốn có một quy trình quản lý lực lượng lao động tập trung. Điều này sẽ giúp họ duy trì sự kiểm soát và giám sát nhiều hơn các chức năng nhân sự khác nhau trong toàn tổ chức. Tính toán sai lương và thanh toán vượt mức trong các hệ thống phi tập trung đã tạo ra tổn thất. Việc thiếu các ứng dụng tích hợp như bảng lương và chấm công dẫn đến lỗi. Quyết định kinh doanh không được thông báo đã được thực hiện dựa trên những lỗi đó.

Giảm thiểu rủi ro tuân thủ. Một động lực quan trọng để có một hệ thống chấm công hiệu quả là cải thiện việc tuân thủ luật pháp và quy định của liên bang và tiểu bang. Một hệ thống chính xác, tự động có thể khuyến khích nhà tuyển dụng từ bỏ các quy trình thủ công. Việc tuân thủ Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng và các luật khác của chính phủ quy định lượng thời gian người sử dụng lao động phải trả cho người lao động để nghỉ là khó khăn và tốn thời gian. Giảm thiểu sự không tuân thủ khiến các tổ chức bị phạt nặng và chi phí pháp lý đã trở thành nhiệm vụ của công ty.

Những thuận lợi khi triển khai hệ thống máy chấm công

Các tổ chức coi trọng tầm quan trọng của chấm công tại nơi làm việc có thể mong đợi nhiều lợi ích từ việc thực hiện:

Giảm lạm phát biên chế. Tăng kiểm soát đối với thực hành trong và ngoài. Cú đấm của Buddy, sớm vào đầu, và sau đó là muộn.

Giảm chi tiêu cho thời gian làm thêm. Báo cáo quản lý lao động cải thiện cùng với chi tiêu ngoài giờ có thể kiểm soát. Các tổ chức có thể mong đợi tiết kiệm hàng trăm ngàn đô la từ việc giảm giờ làm thêm.

Giảm lỗi biên chế. Độ chính xác của dữ liệu được cải thiện khi nhập thủ công không còn là quy trình vận hành tiêu chuẩn.

Lợi ích không định lượng. Những điều này cũng đạt được thông qua phân tích lao động được cải thiện và dễ dàng xác định các vấn đề liên quan đến lực lượng lao động.

Ngoài ra, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn khi nhà tuyển dụng không liên tục thực hiện các thay đổi bắt buộc của công đoàn. Hoạt động tiêu tốn thời gian này được đơn giản hóa thông qua các tính năng tích hợp của hệ thống chấm công.

Chức năng linh hoạt đóng góp lợi ích lâu dài

Tính linh hoạt trong việc thêm chức năng vào hệ thống chấm công vững chắc giúp doanh nghiệp đạt được lợi ích hiện tại và tương lai. Điều này giúp các tổ chức lâu dài vì họ được trang bị để thích nghi với môi trường kinh doanh thay đổi.

Các chức năng chấm công bổ sung như tự phục vụ và các mô đun cụ thể trong ngành giúp mở rộng phần mềm cho nhiều người dùng hơn. Một khi lợi ích tiềm năng tiếp tục cải thiện đáng kể, chất lượng của dữ liệu lực lượng lao động có thể mở rộng theo sau.

Phát triển các ứng dụng tinh vi là dữ liệu phong phú trao quyền cho các chuyên gia nhân sự và những người khác trong quản lý. Chỉ cần có dữ liệu tốt hơn trong hệ thống là đủ để củng cố các tổ chức tốt trong tương lai.

Tại sao chấm công rất quan trọng?

Một nhà tuyển dụng hỏi tại sao chấm công rất quan trọng vẫn chưa nắm bắt được thực tế của việc không có. Cho dù ngân sách thiếu một chi tiết đơn hàng để mua vốn, nhà tuyển dụng phải xem việc thực hiện một hệ thống chấm công thực sự là một khoản đầu tư vào sự sống còn của tổ chức.

Giữ thời gian chính xác là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của một doanh nghiệp thành công. Biết được mỗi nhân viên làm việc bao nhiêu giờ, khi họ được lên lịch hoặc nếu họ nghỉ ốm có thể đạt được thông qua một hệ thống.

Nếu không, các tổ chức sẽ phải tính toán lãng phí thời gian và tiền bạc. Điều này khó thực hiện hơn khi dữ liệu đó được thu thập từ các hệ thống và quy trình bị lỗi. Khả năng sinh lời là có thể đạt được với một hệ thống theo dõi thời gian tốt tại chỗ.

Qua bài viết này, hy vọng các bạn đã hiểu được tầm quan trọng của máy chấm công giá rẻ trong công việc, tổ chức doanh nghiệp. Nếu bạn còn băn khoăn về máy chấm công, hãy theo dõi các bài viết mới của chúng tôi hoặc liên hệ trực tiếp qua số hotline để được giả đáp nhanh chóng.