Việc mới bắt đầu kinh doanh do thiếu kinh nghiệm quản lý kho dẫn đến thất thoát hàng hóa là nỗi lo của các nhà bán hàng. Dù bạn đã bán lẻ hay lâu năm, thì việc kiểm soát một số lượng lớn hàng hóa đa dạng là một vấn đề nan giải.

Việc thất thoát gây ảnh hưởng không nhỏ đến doanh thu của bạn, bên cạnh đó còn gây khó khăn trong việc quản lí nội bộ, người chủ sở hữu nếu không biết đâu là khâu gây ra thất thoát để ngăn chặn. Những kẽ hở trong quản lí đó là gì và lối đi nào để khắc phục tình trạng thất thoát hàng hóa.

Thất thoát hàng hóa trong kho

>>> Xem thêm: Top những máy in hóa đơn bền cho cửa hàng của bạn.

Thất thoát hàng hóa trong kho do sai sót trong quy trình làm việc với nhà cung cấp, quản lý kiểm kê, nhập hàng, xuất hàng lên kệ trưng bày. Tỷ lệ này chiếm 34%.

Quản lí kho là một mắt xích rất quan trọng giúp kiểm soát tốt vấn nạn thất thoát hàng hóa. Tuy nhiên vì các hoạt động xuất nhập hàng diễn ra thường xuyên và khá phức tạp nên dễ gây ra hiện tượng hàng hóa bị hao hụt, thất thoát.

Những sai sót thường gặp diễn ra ở kho hàng có thể kể đến như: hàng hóa trong kho không được phân loại sắp xếp theo từng khu vực riêng mà để lộn xộn, lẫn lộn các mặt hàng với nhau, hàng cũ và mới cũng không phân biệt được. Các mặt hàng nhập vào, xuất ra đều không khai báo mã vạch dẫn đến khi có tiến hành kiểm kho cũng vô cùng khó. Do vậy, khi có sai lệch các mặt hàng cũng không thể biết nhầm lẫn ở khâu nào.

Thất thoát hàng hóa tại điểm bán

Thất thoát hàng hóa tại điểm bán đến từ hành vi gian lận của các nhân viên: Tỷ lệ này chiếm 28%.

“Biết mặt mà chẳng biết lòng”, ông cha ta dã dạy rồi. Giao phó cho nhân viên toàn bộ công việc quản lí bán hàng tại cửa hàng thường sẽ chứa đựng rất nhiềm nguy cơ tiềm ẩn, nếu đó không phải người thân của bạn, hoặc người chịu ảnh hưởng trực tiếp từ doanh thu của cửa hàng.

Thất thoát hàng hóa tại cửa hàng rất dễ xảy ra vì bạn không thể kiểm soát hết được tất cả những hành vi của nhân viên khi vắng mặt, và cũng không thể túc trực 24/24 tại trận để theo dõi được. Việc nhân viên bán hàng cố tình gian lận không ghi lại hóa đơn hoặc ghi không đủ rất sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, không quản lý được khối lượng hàng hóa, từ đó có thể dẫn đến việc thiếu hàng hoặc thừa hàng.

Thất thoát hàng hóa do kẻ cắp bên ngoài

Tỷ lệ thất thoát này chiếm 38%.

Đây là yếu tố ngoại cảnh tuy nhiên gây ra nguy cơ thất thoát hàng hóa rất lớn đối với cửa hàng. Những kẻ có ý đồ trộm cắp vặt thường lợi dụng khi cửa hàng đông người, lúc nhân viên khó kiểm soát, lợi dụng những khu vực camera không chiếu đến được để thực hiện hành vi xấu (giấu những món đồ nhỏ vào người, bóc mã giá rẻ dán sang mã giá mặt hàng đắt hơn, mua xong lẻn ra ngoài mà không tính tiền..).

Như vậy, có thế thấy rằng đang có đến hơn 60% trường hợp hàng hóa bị thất thoát là do việc quản lí nội bộ ở các khâu chưa tốt. Nếu kiểm soát tốt những hoạt động nội bộ này và đội ngũ nhân viên làm việc nghiêm túc thì chắc chắn yếu tố ngoại cảnh cũng sẽ được khắc phục. Vậy làm thế nào để thắt chặt quản lí hàng hóa? Giúp kiểm soát tốt nhất các mặt hàng và hạn chế tối đa sự thâm hụt, thất thoát hàng hóa ngay cả khi bạn không cần túc trực 24/24 tại kho hàng hay điểm bán?

Vậy cần làm thế nào để tránh thất thoát?

Mã hóa toàn bộ sản phẩm

Thực hiện mã hóa toàn bộ các sản phẩm ra/vào kho thông qua hệ thống mã vạch sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng hàng hóa và siết chặt đầu ra và đầu vào của hệ thống kho hàng.

Rất đơn giản, chỉ cần một chiếc máy quét mã vạch kết nối với phần mềm bán, các hóa đơn nhập hay xuất hàng cùng đầy đủ số liệu thực tế sẽ được lưu ngay ngay trên máy tính hoặc điện thoại cá nhân của bạn, dễ dàng cho việc đối chiếu hàng hóa khi cần thiết. Chính vì vậy, người quản lí sẽ dễ dàng kiểm soát được việc thất thoát hàng hóa. Và nếu có xảy ra thất thoát thì bạn cũng sẽ biết được nó xảy ra từ đâu và nguyên do là từ bộ phận, nhân viên nào.

Thắt chặt quản lý nhân viên, ngăn chặn thất thoát trong quá trình bán hàng

Phần mềm bán hàng với các chức năng giúp quản lý chặt chẽ hơn trong khâu bán hàng như in hóa đơn bán hàng trên thực tế, quản lý số tiền thu – chi chính là ‘mắt thần’ để bạn có thể theo dõi được hoạt động, năng suất bán hàng của từng nhân viên ngay cả khi không có mặt tại đó.

Lịch sử bán hàng của từng nhân viên được lưu lại chi tiết nên tránh được trường hợp thất thoát hàng hoá do nhân viên bán hàng biển thủ. Như vậy thì chắc chắn bạn có thể nắm rõ trong lòng bàn tay mọi hoạt động diễn ra tại cửa hàng, năng suất của từng nhân viên mà chẳng cân tốn thời gian túc trực ở cửa hàng.

Một số cách chống thất thoát hàng hóa khác

Bên cạnh việc sử dụng phần mềm bán hàng để quản lí nội bộ, hãy xem xét 1 số biện pháp dưới đây để hạn chế tình trạng do ăn cắp bên ngoài:

Sau khi các sản phẩm đã được đánh mã và dán mã vạch cẩn thận, để tránh tình trạng khách hàng tráo đổi mã giá, bạn nên sử dụng loại tem vỡ cho các mặt hàng của mình.

Lắp đặt hệ thống camera theo dõi tại cửa hàng để giám sát trực tiếp 1 số vị trí như:

– Quầy thu ngân (Theo dõi cả thu ngân và khách hàng với tình trạng mang hàng không thanh toán hoặc thanh toán mà không vào phần mềm)

– Các nơi có trưng bày những mặt hàng nhỏ dể bỏ túi (Những mặt hàng kiểu này cần để gần quầy thu ngân)

Trang bị thêm tem an ninh chống trộm dán lên những mặt hàng có giá trị lớn để khi khách hàng có ý định mang hàng ra mà chưa được thanh toán và khử từ trên tem an ninh chống trộm thì hệ thống báo động sẽ phát huy tác dụng.

Với việc quản lí hàng hóa hiệu quả thì bạn đang xây dựng được cho mình một quy trình quản lý kho hàng chặt chẽ, triệt để cụ thể cho từng bộ phận. Hy vọng bạn đã có cho mình những hiểu biết khi quản lí hàng hóa cửa hàng.