Với sự phát triển như vũ bão của kỷ nguyên công nghệ thông tin thì máy chấm công có vân tay cũng là một trong các thiết bị được sử dụng phổ biến hiện nay. Máy chấm công có vân tay giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát được giờ vào ra của công nhân viên mà còn tạo cho nhân viên một tác phong làm việc nghiêm túc, coi trọng kỷ luật lao động do doanh nghiệp đặt ra.
Máy chấm công có vân tay sẽ ghi lại một cách khách quan và chính xác giờ giấc ra vào của nhân viên khi đặt tay xác nhận thành công lên máy chấm công. Một hệ thống chấm công bằng vân tay chỉ cần bao gồm thiết bị đọc vân tay và máy tính có cài đặt phần mềm chấm công để kết nối và xử lý dữ liệu khi chấm công của nhân viên. Bên cạnh đó hệ thống chấm công được lắp thêm một bộ lưu điện UPS để sử dụng trong trường hợp bị mất điện.
Quy trình hoạt động của máy chấm công có vân tay như sau:
- Lắp đặt máy chấm công có vân tay, kết nối tín hiệu, cài đặt phần mềm chấm công vào máy tính.
- Khai báo User trên máy chấm công bao gồm mã số ID, vân tay. Thông thường để cho việc xử lý vân tay ổn định và nhanh hơn, mỗi người nên khai báo từ 2-3 ngón là được.
- Khai báo thông tin nhân sự, thông tin về thời gian làm việc trên phần mềm.
Sau khi thực hiện xong các công việc trên, có thể bắt đầu sử dụng máy chấm công có vân tay.
Khi sử dụng máy chấm công có vân tay, chú ý dùng ngón tay sạch không dính bụi bẩn và nước để chấm công. Thao tác đặt ngón tay cũng cần lưu ý đặt ngón tay giống như ban đầu khai báo để máy xác nhận nhanh chóng. Thời gian máy xác nhận vân tay từ 1-3 giây, trường hợp đặc biệt thời gian xác nhận sẽ lâu hơn.
Máy chấm công có vân tay có thể lắp đặt và truyền tín hiệu trực tiếp vào mạng LAN nội bộ của doanh nghiệp. Nhưng do mô hình hoạt động của doanh nghiệp hiện nay có nhiều chi nhánh, nhiều địa điểm khác nhau mà yêu cầu quản lý dữ liệu lại tập trung tại một trụ sở. Do đó để đáp ứng được mô hình này, có thể truyền file nén dữ liệu qua Email để tổng hợp tại trụ sở hoặc truy cập qua VPN, Leased Line… mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng, tuỳ thuộc vào quy mô và khả năng của doanh nghiệp mà có thể lựa chọn giải pháp tối ưu nhất.
Máy chấm công giá rẻ có vân tay đặc biệt thích hợp với mô hình văn phòng, doanh nghiệp đòi hỏi mức độ bảo mật cao, không cho phép khả năng chấm công hộ nhau và rất tiện lợi và nhanh chóng khi sử dụng. Với các nhà máy xí nghiệp, do có nhiều công nhân nên số lượng máy chấm bằng vân tay phải nhiều hơn để rút ngắn thời gian chờ đợi chấm công. Thông thường nên để từ 150 – 200 công nhân / 01 máy chấm vân tay.
