Nếu bạn đang sở hữu một quán tạp hóa nhỏ, bạn có thể nhập tay về thông tin sản phẩm khi thanh toán cho khách hàng. Tuy nhiên nếu như bạn có một cửa hàng với quy mô lớn hơn bạn có thể cần máy quét mã vạch và hệ thống máy tính đi kèm. Trước khi bạn mua máy quét mã vạch, trước tiên bạn nên tìm hiểu cách sử dụng một hệ thống như vậy

Khái niệm máy quét mã vạch

Máy quét mã vạch giá rẻ, hay máy đọc mã vạch, là thiết bị cho phép đọc dữ liệu từ mã vạch được in sẵn trên sản phẩm, hàng hóa, thiết bị, … Mã vạch chúng ta thường thấy là một chuỗi đường thẳng, hoặc chuỗi ký hiệu đặc biệt thể hiện thông tin về sản phẩm, hay nói cách khác thông tin sản phẩm được mã hóa dưới dạng mã vạch và được lưu trữ trên máy chủ được kết nối trước đó bằng máy in mã vạch, và sau đó những mã vạch này sẽ được giải/đọc bằng máy quét/đọc mã vạch.

Máy dùng để giải mã và thu nhập mã vạch vào máy tính, nên nó có thể coi như là phương thức nhập liệu ký tự như bàn phím của máy tính.

Cách thức hoạt động

Máy quét mã vạch hoạt động bằng cách phát ra các chùm tia sáng cực tím, thường có màu đỏ tươi ngay khi khởi động. Ánh sáng này sẽ tìm và phát hiện mã vạch đặt gần nó. có tác dụng tìm và phát hiện mã vạch đặt gần nó.

Có một số máy quét mã vạch có thể nhận diện mã vạch trong khoảng cách xa hơn thông thường, thường là máy quét mã vạch công nghiệp (máy quét mã vạch laser, máy quét mã vạch CCD,…).

Phân loại

Có nhiều cách để phân loại máy quét mã vạch, có thể là theo công nghệ chế tạo (CCD, Laser, Imager), hoặc theo công dụng (quét mã vạch 1D, 2D) , theo cổng giao tiếp (cổng keyboard wedge, cổng RS-232 hay cổng COM, USB), hoặc theo cấu tạo (cầm tay, để quầy, đề bàn, desktop, dạng không dây, … ).

Trong đó phân loại theo cấu tạo dạng cầm tay, và dạng để bàn là được dùng nhiều nhất.

Cách thức sử dụng

Bước 1: Các bạn nên tìm vị trí in mã vạch có trên sản phẩm mà bạn muốn đọc. Hầu hết các sản phẩm tiêu dùng ở hàng tạp hóa thường có mã vạch ở góc trái hoặc phải dưới của bao bì sản phẩm. Chỉ có một số sản phẩm có thể in đâu đó trên bao bì, bạn có thể tìm kiếm kĩ sẽ thấy.

Bước 2: Bạn đưa máy quét chiếu vào mã số mã vạch của sản phẩm. Nếu là máy quét mã vạch laser màu đỏ thì bạn đưa máy quét sao cho cái phần ánh sáng laser màu đỏ nằm trên mã vạch mà bạn muốn quét. Một số máy quét mã số mã vạch sẽ tự động điều chỉnh tia laser sao cho khớp với mã vạch sản phẩm để có thể đọc được, nhưng một số khác thì bạn phải điều chỉnh. Đầu tiên, bạn hãy chắc chắn rằng đèn laser của máy quét vẫn hoạt động bình thường, sau đó bạn trỏ ánh laser đó vào mã vạch và nhấn nút engage có đằng sau hoặc ở bên thân máy quét.

Máy quét laser đơn tia, bạn cần để tia laser cắt ngang mã vạch sản phẩm. Còn với máy quét đa tia thì mọi việc đơn giản hơn, với nhiều tia laser đan chéo nhau, bạn chỉ cần đưa mã vạch sản phẩm vào vùng có tia quét.

Bước 3: Bạn nhìn xem trên màn hình đã hiển thị những thông tin đúng về sản phẩm hay chưa. Nếu chưa, hãy thử lại hoặc kiểm tra lại máy quét. Nếu gặp rắc rối về máy quét hay phần mềm bán hàng, hãy liên hệ ngay với kỹ thuật nơi bạn đã mua máy quét, không nên tự ý sữa chữa máy.

Trên đây là các bước sử dụng máy quét mã vạch là hết sức đơn giản, giúp bạn thao tác nhanh chóng nhất mà không cần tốn thời gian học cách sử dụng

Ngoài bản thân máy quét, bạn cũng cần một hệ thống máy tính tương thích (cho dù là PC, máy tính xách tay hoặc đăng ký kỹ thuật số) để tải xuống, xử lý và duy trì thông tin về mục bạn đã quét. Ngoài ra, phần mềm thích hợp phải được cài đặt trên hệ thống máy tính để có thể quản lý thông tin. Trong một số trường hợp, máy quét có thể truyền dữ liệu đến một bảng tính, cơ sở dữ liệu hoặc chương trình xử lý văn bản cơ bản.