Mở quán cafe bước đầu đã khó khăn, nhưng sau khi đã đi vào hoạt động thì lại khó khăn hơn nữa. Bạn sẽ phải quản lí nguyên liệu, tài chính, nhân sự,… Qua bài viết bạn sẽ tìm được những kinh nghiệm quản lí tài chính quán cafe, quản lí nhân sự, nội bộ.

1.Cách quản lí nhân sự khiến khách hàng hài lòng

>>> Xem thêm: Top máy in hóa đơn không thể thiếu cho cửa hàng của bạn.

Nhân sự là yếu tố quan trọng trong kinh doanh đồ uống, thái độ phục vụ, tình trạng quán, chất lượng sạch sẽ. Vì vậy hãy đặt ra một bản nội quy, yêu cầu và trách nhiệm thật chặt chẽ và chi tiết cho từng bộ phận, những bộ phân như thu ngân, pha chế, phục vụ, bảo vệ… đều cần có một bản nội quy quyền hạn của mình trong nghiệp vụ quản lý quán cà phê. Việc phân công nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận, từng người sẽ khiến mình có thể dễ dàng nhận ra điểm mạnh điểm yếu của từng nhân viên, từ đó có những sắp xếp phù hợp hơn.

Và đừng quên có những chương trình đánh giá nhân viên định kỳ theo tháng, theo quý để khen thưởng, tăng lương và xử phạt công minh để thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm làm việc của mỗi cá nhân.

2.Cách quản lí nguyên liệu quán cafe

Khi đặt hàng nguyên liệu thì nên cân nhắc việc món nào bán chạy và món nào bán chậm. Những món được nhiều người dùng thì sẽ đặt trái cây nhiều, những món bán chậm thì đặt ít thôi. Mỗi cuối ngày kiểm tra lại quầy bar xem món nào thiếu thì đặt để kịp có hàng bán.

Những ngày thứ 7 và Chủ nhật sẽ đông khách hơn ngày thường, nên tính toán sao cho hợp lý để đặt nhiều nguyên liệu cho 2 ngày cuối tuần đó.

Trái cây nên luôn luôn được bảo quản trong tủ mát và để những nơi thoáng mát mà cao. Tránh trường hợp có gián và chuột.

Cuối mỗi ca làm, pha chế phải kiểm tra lại số lượng hàng hóa.

3.Quản lí chi thu nội bộ

Mở quán thì quan trọng hơn hết là lợi nhuận, nên phải quản lý thu chi nội bộ một cách chặc chẽ để không phải hao hụt tiền bạc. Bởi lẽ nói tới lui thì tiền cũng vẫn là trung tâm đầu não của quán, không tiền thì không thể duy trì hoạt động quán được.

3.1.Quản lí thu – nghiệp vụ quản lí quán café

Nhân viên thu ngân không trung thực. Nhưng để quản lý quán cafe hiệu quả thì cần lưu ý kỹ vấn đề này, khi tuyển chọn nhân viên thu ngân thì phải cẩn thận. Sẽ rất dễ xảy ra việc nhân viên thu ngân lấy cắp tiền của quán nếu lựa chọn một thu ngân một cách hời hợt.

Nhận tiền của khách nhưng không đưa lại: vấn đề này có 2 trường hợp xảy ra:

Thu ngân đã thu tiền của khách nhưng lại không xuất bill trên máy tính tiền quán cafe, cũng không để tiền lại két tính tiền mà lại lấy bỏ túi riêng. Trường hợp này liên quan đến vấn đề thái độ và lòng trung thực của thu ngân.

Trường hợp thứ 2 đó là thu ngân nhận tiền của khách nhưng lại quên đưa lại tiền thừa cho khách. Đừng nghĩ rằng như vậy sẽ tốt mà, vì mình sẽ dư được tiền. Không đâu, đôi khi khách nhớ là mình quên lấy tiền thừa và quay lại lấy thì quán sẽ bị mang tiếng “lấy tiền thừa của khách” đấy nhé. Bởi nói cách quản lý nhân sự quán cà phê không thể hời hợt được.

3.2.Quản lí chi – cách quản lí tài chính quán cafe

Cụ thể, mỗi ngày thu ngân sẽ kết ca cuối ngày và làm báo cáo doanh thu hàng ngày để biết hôm nay thu vào bao nhiêu và chi ra bao nhiêu. Sau đó sẽ đối soát lại từng con số để xem có trừng khớp không. Về phần quản lý nguyên liệu quán cafe để pha chế, chẳng hạn như những trái cây để làm thức uống nước ép hay là sinh tố sẽ order một cách hợp lý để không phải thừa hay thiếu.

4.Bí quyết quản lí quán cafe

>>> Xem thêm: Các mẫu laptop cũ chất lượng giá tốt để quản lí cửa hàng của bạn.

Để tạo ấn tượng với khách hàng và khiến khách hàng quay lại với quán thì cần nhớ những kinh nghiệm quản lý quán cà phê sau đây, tuy nhỏ nhặt nhưng sẽ để lại ấn tượng mạnh cho khách đó.

Thường xuyên cập nhập những loại đồ uống mới

Nếu chỉ sử dụng duy nhất một menu cho quán thôi thì lâu dài sẽ tạo cảm giác nhàm chán cho khách hàng. Để quản lý quán cà phê hiệu quả, mình cần refresh cho quán bằng cách thường xuyên cập nhật các đồ uống mới, hoặc có thể thử pha chế món uống cũ theo một phong cách mới, cách trang trí món ăn mới để níu chân họ ở lại quán.

Phục vụ thêm nước mát

Khách hàng thích được quan tâm. Và tất cả chúng ta đều thích những thứ miễn phí. Chỉ đơn giản là mời 1 ly nước mát trong thời gian chờ đợi, khách hàng chắc chắn sẽ ấn tượng vì sự chuyên nghiệp và thân thiện, hay lâu lâu thì dạo một vòng châm thêm trà cho khách chẳng hạn.

Dắt xe cho khách

Thông thường, quán nên có bảo vệ để trông giữ xe và dắt xe cho khách. Tuy nhiên, nếu quán chưa có bảo vệ và mình đang rảnh rỗi, mình có thể tự tay dắt xe cho khách. Chắc chắn hạnh động này sẽ khiến khách hàng cảm động vì sự lịch thiệp của mình và ghi điểm tốt trong mắt khách hàng. Thử nghĩ xem, có những cô gái chân yếu tay mềm dắt xe không nổi, mình ra dắt giùm thì sẽ được ghi điểm rất cao trong phong cách quản lý quán cà phê.

Kiên nhẫn khi khách gọi đồ

Quán café là nơi để khách hàng trải nghiệm, thư giãn. Vì vậy đừng tỏ ra sốt ruột khi khách gọi đồ lâu. Thay vì thế, hãy gợi ý đồ uống cho khách, tư vấn cho họ đâu là món đặc trưng của quán, món nào phù hợp với nhu cầu của họ. Không những giúp khách hàng chọn được đồ uống nhanh hơn mà cách này còn giúp người quản lý quán cafe thể hiện sự chu đáo và nhiệt tình.

Quảng cáo

Hiện nay, rất nhiều chủ tiệm kinh doanh quán café lựa chọn quảng cáo cho quán của mình qua mạng xã hội như Facebook, instagram hoặc báo điện tử,… Thông qua đó, những quảng cáo này sẽ gợi nhớ và kích thích sự tò mò và thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Anh thường xuyên đăng bài, duy trì việc tương tác với khách hàng trên các kênh mang xã hội để thương hiệu như một người bạn gần gũi bên cạnh họ. Nội dung đăng tải cần đa dạng: bài viết về sản phẩm, không gian quán, review của khách hàng, nội dung giải trí vui vẻ, các chương trình khuyến mãi hoặc hoạt động của quán.

Luôn giữ thái độ phục vụ niềm nở

Hãy luôn thân thiện, nhiệt tình khi khách đến, cúi chào, nói lời cảm ơn khi khách rời đi, chỉ là những hành động nhỏ nhưng thể hiện cách ứng xử có văn hóa của quán.

Ghi nhớ tên khách hàng thân thiết

Khi một nhân viên nhớ tên khách hàng, thậm chí là sở thích, thói quen của họ, vị khách sẽ cảm thấy được coi trọng và gắn bó với quán lâu hơn. Chẳng hạn: “Chào chị Lan, chị vẫn dùng sinh tố bơ như mọi lần chứ ạ?” Họ sẽ cảm thấy mình quan trọng và được quan tâm nên mới được nhớ tên và sở thích như vậy. Họ sẽ chẳng ngại giới thiệu quán cafe của mình cho bạn bè, người thân.

Thanh toán nhanh và chính xác

Việc thanh toán gần như là một bước cực kì quan trọng trong quá trình gây ấn tượng với khách hàng về quán của chúng ta. Dù có đồ uống ngon và phục vụ tốt nhưng khâu thanh toán có vấn đề, khách hàng vẫn sẽ ra về với tâm trạng không thoải mái và để lại ấn tượng xấu. Hãy đầu tư thêm máy tính tiền quán cafe để giúp cho việc thanh toán dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn. Và mình cũng quản lý quán cafe dễ dàng, tránh hao hụt thất thoát nữa.

Luôn đảm bảo vệ sinh

Không khách hàng nào muốn uống trong những ly bẩn hay phát hiện sợi tóc trong ly. Một quầy bar bừa bộn cũng khiến khách hàng có ấn tượng xấu về quán. Những việc chúng ta nên cải thiện: luôn rửa sạch ly cốc, giữ nơi pha chế sạch sẽ, vệ sinh dụng cụ pha chế thường xuyên. Không gian quán cafe như bàn ghế cũng phải luôn được lau chùi và sắp xếp gọn gàng. Đây là nghiệp vụ quản lý quán cafe căn bản cần nắm vững.