Máy chấm công là thiết bị chuyên dụng dùng cho việc ghi nhận thời gian làm việc của công nhân viên một cách chính xác. Thiết bị giúp cho công tác quản lý nhân sự – chấm công – tính lương của các cơ quan, doanh nghiệp, xí nghiệp, công ty …được nhanh chóng và đảm bảo sự chính xác, minh bạch.
Phân loại máy chấm công:
Hiện tại trên thị trường có rất nhiều hệ thống chấm công dùng máy đến từ nhiều hãng khác nhau và tùy theo phương thức hoạt động sẽ có những loại máy chấm công khác nhau nhưng thường chia ra làm 3 loại máy chấm công:
Máy chấm công thẻ từ: là loại máy chấm công dùng thẻ từ (thẻ cảm ứng) khi chấm công. Mỗi chiếc thẻ từ sẽ được nhà sản xuất mã hóa một dãy số (thường là dãy 16bit), thẻ từ này sẽ được nhân viên nhân sự đăng ký lên máy cho từng nhân viên để họ có thể chấm công.
Máy chấm công sử dụng dấu vân tay: là loại máy sử dụng các dấu hiệu riêng trên vân tay để nhận dạng từng nhân viên. Các nhân viên được đăng ký mẫu vân tay từ trước, các mẫu vân tay này sẽ được máy lưu trữ và quản lý. Nhân viên khi chấm công chỉ cần đặt vân tay vào máy và máy sẽ tự động so sánh với các mẫu vân tay đã được lấy mẫu trước đó để xác định danh tính nhân viên.
Máy chấm công khuôn mặt: là loại máy sử dụng các thuật toán nhận dạng khuôn mặt để xác định danh tính nhân viên đang chấm công. Nhân viên sẽ được lấy mẫu khuôn mặt từ trước, các mẫu khuôn mặt này được mã hóa và lưu trên bộ nhớ máy, khi chấm công nhân viên sẽ được máy chụp lại ảnh sau đó so sanh với những mẫu khuôn mặt đã được lấy mẫu từ trước để xác định danh tính của nhân viên đang tiến hành chấm công.
Ưu điểm của máy chấm công bằng dấu vân tay:
1. Hiệu quả cao: vì có độ chính xác cao, giảm thiểu gian lận có thể xảy ra trong quy trình chấm công. Phần mềm của máy chấm công xử lý các thông số như: giờ công, ngày công, tăng ca, phép, nghỉ… một cách nhânchóng, linh hoạt.
2. Chi phí thấp: khi bạn sử dụng máy chấm công bằng vân tay bạn không phải tốn chi phí để mua giấy chấm công và mực của máy.
3. Tiết kiệm được thời gian và công sức: khi sử dụng
máy chấm công bằng vân tay hay thẻ cảm ứng bạn không phải tốn nhiều thời gian để thu thập thẻ của từng nhân viên, sau đó nhập vào hệ thống hằng ngày. Chỉ cần hằng ngày công nhân viên trong công ty khi ra vào bấm vân tay hay quẹt thẻ, hệ thống sẽ tự cập nhật và tự chấm công.
4. Độ bền cao: Máy được sản xuất với công nghệ tiên tiến, với những khâu kiểm tra nghiêm ngặt , vì vậy máy hoạt động ổn định, thời gian sử dụng lâu dài.
5. Dữ liệu: Dữ liệu trong máy được lưu trữ bảo mật và đảm bảo tính thống nhất.
6.Báo cáo: Bạn có thể chỉnh sửa và thiết lập báo cáo dựa vào những mẫu báo cáo được phần mềm của máy trích ra.
7. Khi công ty có nhiều nhân viên: thời gian chấm công sẽ được tiết kiệm hơn, mức độ tin cậy và chính xác cao hơn,
8. Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty: công ty có thể giám sát nhân viên một cách dễ dàng, không cần phải trực tiếp kiểm tra hằng ngày.
Những lưu ý khi sử dụng máy chấm công:
- Nên để máy ở vị trí thích hợp, không nên để máy ở ngoài , tránh ánh nắng trực tiếp của mặt trời, không để máy gần những nơi ẩm ướt, vì có thể làm giảm tuổi thọ của máy, có thể dẫn đến hư hỏng.
- Khi sử dụng máy nên để tay khô ráo để máy có thể chuẩn xác hơn.
- Phải đặt ngón tay đúng vị trí lên vùng cảm ứng khi có tín hiệu thông báo “xin cảm ơn” thì mới dừng hoạt động. Bạn nên đăng ký nhiều dấu vân tay phòng trường hợp xấu xảy ra.
- Nên thường xuyên kiểm tra và làm sạch các dữ liệu không cần thiết, để không làm ảnh hưởng đến tốc độ hoạt động của máy.
- Phải vệ sinh thường xuyên, bảo trì máy chấm công theo định kỳ.
- Các bộ phận như bộ phận màn hình, bàn phím và nhất là đầu đọc vân tay của máy phải vệ sinh thường xuyên. Để máy làm việc hiệu quả và chính xác , có thể kéo dài tuổi thọ của máy chấm công.
- Bộ phận mắt đọc (bộ phận tạo nên tính năng đặc biệt của máy chấm công vân tay) thì cần được chú tâm vệ sinh lau chùi sạch sẽ. Bạn nên dùng dụng cụ thổi nhẹ và loại bỏ các lớp bụi bẩn đi và phun một lớp mỏng chất lau chùi kính hoặc xà phòng có tính tẩy rửa nhẹ. Sau đó dùng khăn khô mềm để lau chùi đầu đọc, chú ý trong quá trình vệ sinh cần cẩn thận để không làm trầy xước bề mặt đầu đọc và tuyệt đối không được sử dụng các hóa chất tẩy rửa khác để tránh gây hư hỏng đến bề mặt của đầu đọc
