Để có thể quản lý được thời gian ra vào của các nhân viên trong công ty, đồng thời phục vụ việc chấm công nhân viên thuận tiện hơn các doanh nghiệp hiện nay đã lựa chọn phương pháp sử dụng máy chấm công bằng vân tay.
Máy chấm công là thiết bị chuyên dụng dùng cho việc ghi nhận thời gian làm việc của công nhân viên một cách chính xác. Thiết bị giúp cho công tác quản lý nhân sự – chấm công – tính lương của các cơ quan, doanh nghiệp, xí nghiệp, công ty được nhanh chóng và đảm bảo sự chính xác, minh bạch.
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng máy chấm công
1. Hiệu quả cao: vì có độ chính xác cao, giảm thiểu gian lận có thể xảy ra trong quy trình chấm công. Phần mềm của máy chấm công xử lý các thông số như: giờ công, ngày công, tăng ca, phép, nghỉ… một cách nhânchóng, linh hoạt.
2. Chi phí thấp: khi bạn sử dụng máy chấm công bằng vân tay bạn không phải tốn chi phí để mua giấy chấm công và mực của máy.
3. Tiết kiệm được thời gian và công sức: khi sử dụng máy chấm công bằng vân tay hay thẻ cảm ứng bạn không phải tốn nhiều thời gian để thu thập thẻ của từng nhân viên, sau đó nhập vào hệ thống hằng ngày. Chỉ cần hằng ngày công nhân viên trong công ty khi ra vào bấm vân tay hay quẹt thẻ, hệ thống sẽ tự cập nhật và tự chấm công.
4. Độ bền cao: Máy được sản xuất với công nghệ tiên tiến, với những khâu kiểm tra nghiêm ngặt , vì vậy máy hoạt động ổn định, thời gian sử dụng lâu dài.
5. Dữ liệu: Dữ liệu trong máy được lưu trữ bảo mật và đảm bảo tính thống nhất.
6.Báo cáo: Bạn có thể chỉnh sửa và thiết lập báo cáo dựa vào những mẫu báo cáo được phần mềm của máy trích ra.
7. Khi công ty có nhiều nhân viên: thời gian chấm công sẽ được tiết kiệm hơn, mức độ tin cậy và chính xác cao hơn,
8. Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty: công ty có thể giám sát nhân viên một cách dễ dàng, không cần phải trực tiếp kiểm tra hằng ngày.
Những ưu điểm của máy chấm công:
- Chấm công tự động, rõ ràng, chính xác, hạn chế sự rò rỉ thông tin, các tình trạng gian lận trong cách thức chấm công
- Theo dõi chính xác các hoạt động ra vào của từng cá nhân
- Đảm bảo chính sách chấm công nhất quán và minh bạch do không có sự can thiệp thủ công như trước đây
- Linh động trong khâu quản lý ra vào, tăng ca, nghỉ phép
- Tiết kiệm tối đa thời gian cho Phòng hành chánh nhân sự lẫn quản trị viên.
- Dữ liệu chấm công rõ ràng và chuẩn xác phục vụ tốt nhất cho nhu cầu chấm công
- Có báo cáo và thống kê bằng file
Những lưu ý khi sử dụng:
- Nên để máy ở vị trí thích hợp, không được đặt máy nơi quá nóng hoặc nơi có nguồn toả nhiệt, bức xạ. Vì khi sử dụng máy ở môi trường này khiến cho máy mau nóng lên, làm ảnh hưởng không tốt đến độ bền của máy.
- Không đặt máy tại nơi có ánh sáng quá mạnh,vì sẽ làm ảnh hưởng đến chức năng nhận biết dấu vân tay của máy, sẽ làm cho dấu vân tay không còn chính xác.
- Không để máy gần những nơi ẩm ướt, không dính bẩn, vì có thể làm giảm tuổi thọ của máy, có thể dẫn đến hư hỏng.
- Khi sử dụng máy nên để tay khô ráo để máy có thể chuẩn xác hơn.
- Phải đặt ngón tay đúng vị trí lên vùng cảm ứng khi có tín hiệu thông báo “xin cảm ơn” thì mới dừng hoạt động. Bạn nên đăng ký nhiều dấu vân tay phòng trường hợp xấu xảy ra.
- Nên thường xuyên kiểm tra và làm sạch các dữ liệu không cần thiết, để không làm ảnh hưởng đến tốc độ hoạt động của máy.
- Phải vệ sinh thường xuyên, bảo trì máy chấm công theo định kỳ.
- Các bộ phận như bộ phận màn hình, bàn phím và nhất là đầu đọc vân tay của máy phải vệ sinh thường xuyên. Để máy làm việc hiệu quả và chính xác , có thể kéo dài tuổi thọ của máy chấm công.
- Bộ phận mắt đọc (bộ phận tạo nên tính năng đặc biệt của máy chấm công vân tay) thì cần được chú tâm vệ sinh lau chùi sạch sẽ. Bạn nên dùng dụng cụ thổi nhẹ và loại bỏ các lớp bụi bẩn đi và phun một lớp mỏng chất lau chùi kính hoặc xà phòng có tính tẩy rửa nhẹ. Sau đó dùng khăn khô mềm để lau chùi đầu đọc, chú ý trong quá trình vệ sinh cần cẩn thận để không làm trầy xước bề mặt đầu đọc và tuyệt đối không được sử dụng các hóa chất tẩy rửa khác để tránh gây hư hỏng đến bề mặt của đầu đọc.
- Nên đọc kỹ hướng dẫn trước khi sử dụng máy. Sự nhận biết dấu vân tay của máy là chính xác, an toàn nếu thao tác đúng.
Cách cài đặt vân tay chuẩn xác:
- Nên sử dụng các dấu vân tay của các ngón tay : ngón tay trỏ, ngón giữa và ngón đeo nhẫn.
Lưu ý: Bạn không nên sử dụng các ngón út và ngón cái.
- Để ngón tay cần cài đặt vân tay vào ngay trung tâm, nơi được thiết kế để đặt ngón tay vào.
- Để có được sự chính xác cao, khi đăng ký lần đầu cần đặt ngón tay có dấu vân tay cần cài đặt lên cửa sổ nhận dấu vân tay một cách nhẹ nhàng.
