POS là một máy tính tiền hiện đại, được sử dụng cho mục đích thu ngân, thanh toán hóa đơn khách hàng trong các nhà hàng ăn uống, khách sạn, ... nó thích hợp cho môi trường bán lẻ, nó là thứ phục vụ cho việc bán hàng, một điểm bán hàng trong một hệ thống bán hàng. Nam Nguyễn Infotech chuyên phân phối các loại sản phẩm máy quét mã vạch như màn hình cảm ứng, máy tính tiền,...

Trước đây, các nhân viên thu ngân phải ghi nhớ tất cả giá các mặt hàng trong cửa hàng hoặc ở một số cửa hàng khác thì họ dán giá trên tất cả các sản phẩm họ bán.Nhưng ngày nay, Đối với hệ thống POS hiện đại việc lưu nhớ giá mỗi mặt hàng trong kho thì nằm trong cơ sở dữ liệu được lưu trong máy. Cơ sở dữ liệu này có thể cập nhật hàng ngày bởi người quản lý cửa hàng bằng cách nhập giá hoặc cập nhật thông tin sản phẩm mới vào trong máy. Trong bài viết này tintucdichvu.com sẽ mang lại cho bạn khái niệm về máy Pos bán hàng? Và những điều cần lưu ý khi sử dụng Point Of Sales là gì?

• Phần mềm bán hàng (offline hoặc online - cloud) và các thiết bị phần cứng bán hàng

Phần mềm cho phép cập nhật về số lượng hàng hoá xuất, nhập, tồn tại mọi thời điểm, cũng như theo dõi tình hình doanh thu, công nợ đối với từng khách hàng. Thay vì việc nhà quản lý phải tiến hành cộng trừ các con số thì hệ thống tự động cập nhật với từng nghiệp vụ bán hàng, quản lý kho phát sinh theo thời gian thực trên phần mềm. Thậm chí nhà quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh của chuỗi nhiều cửa hàng tại một điểm bất kỳ, quản lý từ xa qua các thiết bị iPad, máy tính bảng, iPhone. Nhờ đó nhà quản lý có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động đầu tư khác.

 

• Máy tính tiền - quản lý bán hàng sử dụng phần mềm POS cài đặt trên máy tính (offline)

Bao gồm máy tính PC và phần mềm quản lý bán hàng (offline). Những máy dạng này đang phổ biến, phần mềm được thiết kế cho các mô hình ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh khác nhau và cũng dễ sử dụng. Có nhiều tính năng hấp dẫn như phân quyền người dùng và lập báo cáo... Nhược điểm của những máy này là khả năng mất dữ liệu khi máy gặp sự cố về phần cứng hoặc virus, điều này có thể khắc phục bằng cách cài đặt thêm chương trình diệt virus và backup định kỳ thường xuyên.

• Máy tính tiền - quản lý bán hàng sử dụng phần mềm POS thông qua trình duyệt web (online - cloud)

Các ứng dụng POS online sử dụng thông qua trình duyệt web còn được gọi là web-based POS. Các sản phẩm này đang rất phổ biến đáp ứng cho nhu cầu thanh toán điện tử và kết nối trực tuyến. Sở hữu khá nhiều ưu điểm như: Dễ sử dụng, không phải cài đặt, quản lý dễ dàng mọi nơi thông qua máy tính cá nhân hoặc cả điện thoại, máy tính bảng. Đáp ứng được cho nhiều giải pháp và các mô hình ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh. Dữ liệu được bảo mật tốt hơn. Hệ thống được đảm bảo hơn thông qua các dịch vụ của nhà cung cấp, không phải lo về phần cứng hỏng hóc mất dữ liệu vì mọi dữ liệu đều nằm trên máy chủ cloud... Nhược điểm đáng nói ở đây chính là cần phải có internet và thanh toán hàng tháng hoặc năm theo dịch vụ đã lựa chọn với nhà cung cấp ứng dụng.

 

 

Quy trình quản lý hoạt động của máy pos bán hàng

 

Hệ thống POS như một loại máy tính tiền điện tử đã được cài đặt sẵn. Đó cũng chính là mục đích của loại hệ thống này. Trước đây, các nhân viên thu ngân phải ghi nhớ tất cả giá các mặt hàng trong cửa hàng hoặc ở một số cửa hàng khác thì họ dán giá trên tất cả các sản phẩm họ bán.

Nhưng ngày nay, Đối với hệ thống POS hiện đại việc lưu nhớ giá mỗi mặt hàng trong kho thì nằm trong cơ sở dữ liệu được lưu trong máy. Cơ sở dữ liệu này có thể cập nhật hàng ngày bởi người quản lý cửa hàng bằng cách nhập giá hoặc cập nhật thông tin sản phẩm mới vào trong máy.

Kèm theo đó là tất cả các mặt hàng trong cửa hàng sẽ được dán với một mã vạch trên bao bì, những mã vạch này là liên quan đến giá mặt hàng và các thông tin khác: chiết khấu, khuyến mãi, giảm giá.....Tại quầy thanh toán, nhân viên thu ngân sử dụng hệ thống POS để quét các mã vạch này và giá sẽ tự động được cộng vào tổng số của khách hàng.

 

 

Bên cạnh đó, Hệ thống cũng được kết nối vào một ngăn kéo tiền mặt (két đựng tiền), và một máy in bill. Khi thu ngân kết thúc việc quét hàng xong, hệ thống POS sẽ tính tổng số tiền mà khách phải trả, sau khi nhận tiền thanh toán từ khách, nhân viên sẽ thực hiện in hóa đơn, cùng lúc này ngăn kéo đựng tiền cũng tự động mở ra để nhân viên cất giữ tiền và trả tiền thừa lại cho khách. Ngoài ra, hệ thống POS còn có những thiết lập khác, chẳng hạn thanh toán bằng thẻ tín dụng và séc.

 

 Vào cuối ngày kinh doanh, quản lý có thể đăng nhập  vào hệ thống POS và xem các thông tin mua bán hàng hiện tại của cửa hàng. Các thông tin trình bày được thiết lập trong máy thường là các dạng báo cáo dễ xem và dễ hiểu dành cho tùy nhu cầu người quản lý cửa hàng có quy mô kinh doanh như thế nào.