Máy chấm công giúp cho con người có thể giải quyết tốt việc tính toán lương hay quản lý các ca làm việc của nhân viên, thời gian ra vào của nhân viên của mọi doanh nghiệp. Nam Nguyễn Infotech chuyên cung cấp và phân phối các loại sản phẩm như: Máy in, máy quét mã vạch, máy in mã vạch, ngăn kéo đựng tiền...
Việc tính toán lương hay quản lý các ca làm việc của nhân viên, thời gian ra vào của họ luôn là một vấn đề đau đầu của mọi doanh nghiệp. Do vậy đã có một công cụ đặc biệt là máy chấm công ra đời để giúp con người có thể giải quyết tốt mọi vấn đề trên và bài viết này chúng tôi sẽ giúp tìm hiểu về
máy chấm công giá rẻ và những lợi ích của nó
Máy chấm công là gì?
Máy chấm công là thiết bị chuyên dụng dùng cho việc ghi nhận thời gian làm việc của công nhân viên một cách chính xác. Thiết bị giúp cho công tác quản lý nhân sự – chấm công – tính lương của các cơ quan, doanh nghiệp, xí nghiệp, công ty …được nhanh chóng và đảm bảo sự chính xác, minh bạch.
Cấu tạo của máy chấm công
- Bộ phận đầu vào: Đây là bộ phận dùng để nhận diện và thu thập dữ liệu của người dùng trong máy chấm công, nó gồm có đầu đọc và bàn phím.
- Đầu đọc: nó có tác dụng ghi nhận lại thông tin của người dùng và truyền dữ liệu đó về bộ xử lý trung tâm, đầu đọc của máy chấm công thường có 2 loại là đầu đọc vân tay dùng cho máy chấm công vân tay và đầu đọc thẻ từ dùng cho máy chấm công dùng thẻ từ.
- Bàn phím: được dùng để nhập dữ liệu bằng tay thông qua thao tác bấm phím, nó thường được dùng để đăng ký người dùng hoặc cấu hình cho hệ điều hành.
- Bộ phận xử lý: Đây là nơi xử lý và lưu trữ những dữ liệu của người dùng, có thể nói đây là bộ phận cấu thành quan trọng nhất trên máy chấm công, nó gồm có Bo mạch, màn hình và loa thoại.
- Bo mạch: Trên bo mạch của máy có gắn các con chip điện tử, chip bán dẫn, bộ vi xử lý, RAM, pin CMOS… chúng sẽ xử lý và lưu các dữ liệu mà đầu đọc thu nhận được. Chính vì vậy đây có thể coi là trái tim của máy chấm công.
- Màn hình: là nơi hiển thị các thông tin của người dùng, hiển thị các thông báo, trạng thái của máy. Ở 1 số dòng máy chấm công màn hình là loại màn hình cảm ứng có thể thao tác trực tiếp trên bề mặt của thiết bị rất nhẹ nhàng và tiện lợi.
- Loa & đèn LED tín hiệu: bộ phận này sẽ phát ra âm thanh và tín hiệu thông báo khi dữ liệu được nhập vào, được xử lý hoặc được trích xuất ra, các thông báo này có thể tùy chỉnh theo yêu cầu của người quản lý.
- Bộ phận đầu ra: đây là bộ phận chuyển tiếp dữ liệu đã được thu thập và xử lý ra ngoài chiếc máy chấm công thông qua các cổng kết nối, nó gồm có cổng kết nối và cổng cấp điện.
- Cổng kết nối: các cổng kết nối trên máy chấm công thông thường sẽ có cổng mạng và cổng USB, cổng mạng sẽ chuyển trực tiếp dữ liệu từ máy sang phần mềm chấm công còn cổng USB được sử dụng để chuyển dữ liệu gián tiếp khi cổng mạng không hoạt động.
- Cổng cấp điện: đây là bộ phận kết nối với adapter để cấp điện cho thiết bị hoạt động, có 1 số dòng máy chấm công hiện nay có gắn thêm pin lưu điện để phòng trường hợp mất điện đột ngột.
Phân loại máy chấm công.
Hiện tại trên thị trường có rất nhiều hệ thống chấm công dùng máy đến từ nhiều hãng khác nhau và tùy theo phương thức hoạt động sẽ có những loại máy chấm công khác nhau nhưng thường chia ra làm 3 loại máy chấm công:
- Máy chấm công thẻ từ: là loại máy chấm công dùng thẻ từ (thẻ cảm ứng) khi chấm công. Mỗi chiếc thẻ từ sẽ được nhà sản xuất mã hóa một dãy số (thường là dãy 16bit), thẻ từ này sẽ được nhân viên nhân sự đăng ký lên máy cho từng nhân viên để họ có thể chấm công.
- Máy chấm công sử dụng dấu vân tay: là loại máy sử dụng các dấu hiệu riêng trên vân tay để nhận dạng từng nhân viên. Các nhân viên được đăng ký mẫu vân tay từ trước, các mẫu vân tay này sẽ được máy lưu trữ và quản lý. Nhân viên khi chấm công chỉ cần đặt vân tay vào máy và máy sẽ tự động so sánh với các mẫu vân tay đã được lấy mẫu trước đó để xác định danh tính nhân viên.
- Máy chấm công khuôn mặt: là loại máy sử dụng các thuật toán nhận dạng khuôn mặt để xác định danh tính nhân viên đang chấm công. Nhân viên sẽ được lấy mẫu khuôn mặt từ trước, các mẫu khuôn mặt này được mã hóa và lưu trên bộ nhớ máy, khi chấm công nhân viên sẽ được máy chụp lại ảnh sau đó so sanh với những mẫu khuôn mặt đã được lấy mẫu từ trước để xác định danh tính của nhân viên đang tiến hành chấm công.
Hoạt động của máy chấm công.
Đối với thiết bị chỉ chấm công không kiểm soát ra vào:
Bao gồm 1 đầu đọc vân tay, thẻ từ…kết nối với một máy tính có cài đặt phần mềm chấm công để kết nối và xử lý dữ liệu chấm công của nhân viên trong doanh nghiệp (máy chấm công thẻ giấy thì không kết nối máy tính).
Đối với thiết bị vừa chấm công vừa kiểm soát ra vào:
Gồm các bộ phận: đầu đọc kiểm soát ra vào, hệ thống chốt cửa, hệ thống quản lý trên máy tính
Bình thường hệ thống chốt cửa sẽ chốt khóa cửa. Mỗi người sẽ được đăng ký một quyền truy cập (vân tay, thẻ nhớ, mật mã…). Mỗi khi ra vào khu vực được kiểm soát thì người dùng phải sử dụng quyền đó (quẹt thẻ, in dấu vân tay…). Thông tin từ đầu đọc được gửi về phần mềm quản lý trên máy tính, phần mềm này sẽ kiểm tra tính hợp lệ của người truy cập. Nếu hợp lệ sẽ gửi lệnh mở cửa đến hệ thống chốt cửa. Nếu không hợp lệ sẽ trả thông báo về đầu đọc (truy cập không đúng…).
Ưu – Nhược điểm của các loại máy chấm công
1. Máy chấm công vân tay
Ưu điểm:
- Không thể chấm công giúp nhau vì mỗi người có 1 dấu vân tay hoàn toàn khác nhau.
- Hạn chế tình trạng quên thẻ, mất thẻ
- Hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính thông qua Lan, Internet.
- Dung lượng máy chấm công lớn.
- Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.
- Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và báo cáo trên máy tính.
Nhược điểm:
- Không thích hợp với các nhà máy sản xuất hóa chất,…vì vân tay có thể bị mờ, mất vân tay.
- Chấm công lâu hơn dùng thẻ quẹt. Do đó có thể phải lắp đặt nhiều máy nếu số lượng nhân viên đông, mật độ ra vào cao.
2. Máy chấm công thẻ cảm ứng
Ưu điểm:
- Hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính thông qua Lan, Internet.
- Dung lượng chấm công thường lớn hơn máy chấm công vân tay.
- Có thể kết hợp thẻ nhân viên và thẻ chấm công (tiết kiệm chi phí in thẻ).
- Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.
- Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và các báo cáo trên máy tính,
Nhược điểm:
- Có thể chấm công giúp nhau.
- Đầu tư tiền mua thẻ
- Nhân viên có thể mất thẻ hoặc quên thẻ.
3. Máy chấm công khuôn mặt
Ưu điểm
- Không chấm công hộ.
- Tính bảo mật cao.
- Tránh được tình trạng quên mang thẻ.
- Ổn định hoạt động tính toán, chấm công linh hoạt, ổn định.
- Kết nối mạng Lan, internet.
Nhược điểm
- Tốc độ xử lý chậm hơn so với dòng máy chấm công vân tay, thẻ, giấy.
- Giá thành tương đối cao.
Những lợi ích của máy chấm công
- Đảm bảo về sự chính xác cực kỳ cao so với các hình thức thủ công hay thậm chí là bằng thẻ từ
- Các nhân viên không còn phải lo lắng trong những trường hợp làm mất thẻ hay quên thẻ trường hợp thường xuyên xảy ra khi sử dụng chấm công thẻ từ
- Thời gian được tiết kiệm hơn rất nhiều khi các quá trình đã được diễn ra hoàn toàn tư động
- Các thông tin và dữ liệu dễ dàng xuất ra các báo cáo theo yêu cầu của người dùng
- Không xảy ra trường hợp chấm công hộ cho nhau làm ảnh hưởng tới chất lượng công việc
- Bên cạnh việc chấm công tự động thì ưu điểm của máy chấm công vân tay đó là còn có thể kết hợp được cùng với các thiết bị như kiểm soát cửa ra vào hay các thiết bị an ninh khác để mang lại tính hiện đại và an toàn cao hơn
- Đối với các công ty lớn có nhiều chi nhánh, nhiều văn phòng đặt tại những vị trí khác nhau thì cũng hoàn toàn có thể theo dõi hay quản lý tại một địa điểm chính được bởi đã có sự hỗ trợ từ phần mềm cũng như hệ thống internet.
